Altera dispositivos do Guia de Administração dos Postos (GAP-2022) relacionados a procedimentos de prestação de contas.
O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso da competência que lhe é conferida pelos incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição da República, e tendo em conta o disposto no art. 65, inciso I, do Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024, resolve:
Art. 1º O Índice do Guia de Administração dos Postos passa a vigorar com a seguinte alteração:
“ÍNDICE
………………………………..
Capítulo 12 – Sistema Informatizado de Administração dos Postos
………………………………..” (NR)
Art. 2º Os capítulos 3, 5, 11 e 12 do Guia de Administração dos Postos passam a vigorar com as seguintes alterações:
“3.8.1. Consideram-se despesas miúdas de pronto pagamento aquelas de pequeno valor, para uso próximo ou imediato, de caráter urgente e extraordinário, que não podem aguardar o processo normal de aquisição.” (NR)
“3.8.1.1 São despesas miúdas de pronto pagamento:
i. As despesas que não podem ser comprovadas por nota fiscal, fatura ou recibo que identifique quem recebeu o pagamento (por exemplo, corridas de táxi, gorjetas, tarifas de estacionamentos e pedágios); e
ii. Pequenas aquisições realizadas em estabelecimentos que emitem somente cupom de caixa registradora.” (NR)
“3.8.2. O total mensal de DMPP é limitado ao valor equivalente a USD 100,00 (cem dólares).” (NR)
“3.8.3. Os pagamentos para os quais há recibo ou outro documento comprobatório apropriado não são considerados DMPP.” (NR)
“3.8.4. O posto deve emitir documento que comprove tanto a realização da despesa quanto o pagamento para o credor. ” (NR)
“3.8.5. As DMPP devem ser registradas, por escrito, no setor de contabilidade, com a descrição, finalidade, justificativa e data da despesa, bem como nome completo, CPF e assinatura do servidor responsável pelo pagamento.” (NR)
“3.8.5.1. O registro do setor de contabilidade integra o processo comprobatório de DMPP (item 3.8.8).” (NR)
“3.8.6. As DMPP não podem ser custeadas com recursos do chefe do posto nem por servidores ou contratados locais, para posterior reembolso.” (NR)
“3.8.7. Os totais mensais das despesas miúdas lançadas no ADMP devem ser automaticamente incluídos nas fichas contábeis das prestações de contas, com data do último dia do mês.” (NR)
“3.8.7.1. No campo “histórico”, indica-se o total das despesas miúdas do mês.” (NR)
“3.8.8. O relatório de despesas miúdas de pronto pagamento, gerado pelo ADMP, deve ser impresso mensalmente.” (NR)
“3.8.8.1. Os originais dos registros do setor de contabilidade a que se refere o item 3.8.5 devem ser anexados ao relatório em ordem sequencial cronológica do lançamento do registro.” (NR)
“3.8.8.2. O chefe do posto ou detentor de delegação de competência deve rubricar todas as páginas do relatório.” (NR)
“3.8.8.3. O relatório mensal e seu anexo são o processo de comprovação de DMPP.” (NR)
“3.8.8.4. O relatório mensal e seu anexo devem ser arquivados no posto, para os fins previstos nos itens 11.17 e 14.9.6.” (NR) “3.8.9. As dotações ABE, PC, IC, SMP e MC-30 admitem despesas miúdas.” (NR)
“5.34.3 É facultada a contratação de empresa terceirizada para fornecer serviços de alimentação (ticket alimentação), porém vedado o pagamento do benefício diretamente aos auxiliares de apoio da residência ou a inclusão do valor correspondente em contracheque.” (NR)
“11.1. ………………………….
i. Aviso de crédito em conta emitido pelo EFNY;
ii. Aviso de crédito em conta emitido por banco credenciado no MRE para recebimento de recursos;
iii. Borderô bancário ou documento equivalente que comprove operação de câmbio e respectivo recibo de depósito;
iv. Comprovantes bancários de juros na conta do posto; e
v. Extratos bancários que comprovem eventual depósito extraordinário na conta local do posto, o qual deve ser sempre justificado (por exemplo, restituição de impostos).” (NR)
“11.3. Os documentos de crédito e de despesa devem ser enviados à contabilidade do posto.” (NR)
“11.4. A aposição de “atesto” e o visto do chefe do posto ou detentor de delegação de competência (item 11.7) comprovam a legalidade desses documentos.” (NR)
“11.5. Recibos de cartões de crédito pessoais de servidores que forem apresentados para reembolso pelo posto não serão aceitos como documentos de despesas.” (NR)
“11.6. O documento de crédito ou despesa deve ser juntado ao formulário do anexo 27, cujo cabeçalho deve conter as seguintes informações:
………………………………….” (NR)
“11.10. No caso de material permanente, o recibo deve estar acompanhado de declaração de que o bem foi inventariado no patrimônio nacional, com a indicação correspondente do número do bem, e a que inventário foi incorporado, Chancelaria, Residência ou Centro Cultural.” (NR)
“11.11.2. Não se autorizam despesas para fins de tradução.” (NR)
“11.12. Documentos comprobatórios de todas as despesas relativas a veículos oficiais, como combustível, manutenção e conservação, devem sempre registrar no campo “descrição/resumo” do anexo 27 o número de registro ou placa do veículo a que se refere a despesa.” (NR)
“11.13. Recibos de aluguel da dotação AM devem conter o nome do servidor locatário e do proprietário ou locador e o período a que se referem, de forma clara e legível.” (NR)
“11.15. Os postos devem observar o procedimento indicado no item 11.14 nas operações de reconversão de saldos, em moeda local.” (NR)
“11.17.2. A documentação solicitada deve ser transmitida para o EFNY por cópia eletrônica, por GED (E-Docs).” (NR)
“CAPÍTULO 12 – Sistema Informatizado de Administração de Postos” (NR)
“12.1.1. As referências ao ADMP constantes no presente guia aplicar-se-ão igualmente a sistema informatizado que venha a substituí-lo.” (NR)
“12.2. ………………………….
……………………………………
iii. Emitir prestações de contas (item 14.5); e
……………………………………” (NR)
“12.3. O EFNY não aceita prestações de contas que não tenham sido preparadas no programa, salvo em casos excepcionais e desde que devidamente justificados.” (NR)
“12.8.3. ………………………..
i. Caso se trate de material permanente (dotações 52-CAP, 52-CAP-EMP, 52-DTIC, 52-IC e 52-ACEMP), número de inventário e a que inventário foi incorporado, se Chancelaria, Residência ou Centro Cultural;
a) Bens adquiridos para incorporação em outros bens inventariados, que não podem receber a plaqueta de identificação, têm seu correspondente valor e descrição incorporados no bem original, devendo o posto, nas fichas contábeis, informar o número de inventário ao qual o bem adquirido foi incorporado (item 4.3).
ii. Período de referência da despesa, com data de início e término, no caso de serviços continuados;
iii. No caso de toda despesa com veículo oficial, como combustível, manutenção e seguro, o número da placa ou o registro;
iv. Nome do nacional brasileiro a quem se presta assistência consular, além do número de seu passaporte ou carteira de identidade, e descrição sucinta do auxílio prestado;
v. No caso de despesas com cerimonial, a natureza e a data do evento, e os nomes das autoridades, delegações ou personalidades homenageadas, bem como o número de participantes;
vi. No caso de Despesas Miúdas de Pronto Pagamento, as despesas realizadas, com indicação clara e individualizada da natureza de cada gasto, cuja soma não pode ultrapassar o limite mensal máximo extraordinário de USD 100,00, estando vedada a inclusão de despesas de que se disponha recibo, as quais deverão ser objeto de lançamento próprio, independentemente do valor do gasto (item 3.8).
vii. No caso de pagamentos de despesas das dotações AM e AM-DG, o nome do servidor locatário, do locador, e o período a que se refere a despesa, com data de início e término;
viii. Para despesas com telefonia, os números de telefones e os nomes dos funcionários a que estão vinculados, atentando-se para o item 3.1.2.6.3, que dispõe sobre quem poderá dispor de telefonia celular custeada pela dotação SMP-PJ.
……………………………………….
x. No caso de gastos com Pessoa Física, indicação de todos os dias de serviço prestado, evitando-se a contratação regular e continuada do mesmo credor, a fim de evitar a constituição de vínculo trabalhista.” (NR)
“12.8.3.1. No caso de despesas da dotação CLP (36-CLP, 36-ABC e 36-IGR), o campo histórico deve conter as seguintes informações: i. No caso de salário, relação nominal dos funcionários, discriminando-se individualmente os valores líquidos pagos em favor de cada um, como salário base, seguro, previdência e outros eventuais benefícios;
ii. Devem estar também registrados o período de pagamento, a discriminação das alíquotas de pagamento de seguro, previdência social e outros benefícios, o meio de pagamento e a origem dos recursos, devendo-se adotar o seguinte modelo: Nº do doc / Data / Histórico 1 / 31/07/2024 / Salário do mês de julho:
AA Nome Sobrenome
Salário-base ……. $ 5.000,00
Auxílio família …..$ 300,00
IPS Empregado (9%) ..$ 450,00
(Meio de pgto, Origem AD-0001/24)
iii. No caso de contribuição previdenciária e, se for o caso, de seguro e outros benefícios, devem ser registrados os montantes relativos às cotas-partes do empregado e do empregador, de forma individualizada, indicando o credor (pessoa jurídica) e o nome do auxiliar local;
iv. Devem estar também registrados nas fichas financeiras o período de pagamento, a discriminação das alíquotas, o meio de pagamento e a origem dos recursos, devendo-se adotar o seguinte modelo: Nº do doc / Data / Histórico 2 / 01/08/2024 / IPS-Instituto Previdência Social ref. mês julho Pgto da Previdência social (ou outro seguro, ou outro benefício) do AA Nome Sobrenome, sendo:
Salário-base ……………..$ 5.000,00
9% parte do empregado ……. $ 450,00
16,5% parte do empregador … $ 825,00
(Meio de pgto, Origem AD-0002/24)
v. Eventuais circunstâncias peculiares relacionadas ao recolhimento previdenciário dos contratados locais, como, por exemplo, a obrigatoriedade de os próprios empregados providenciarem o recolhimento, por força da legislação local, ou eventual dispensa de pagamento previdenciário no caso de funcionários de determinada idade, também devem contar das fichas contábeis;
vi. No caso de despesas com alimentação dos auxiliares de apoio da Residência, o item 5.34 estabelece o limite mensal máximo de 20% (vinte por cento) do total do salário básico;
vii. Dos lançamentos das despesas com a aquisição de alimentos devem constar, de maneira individualizada, como credores, as empresas fornecedoras dos alimentos, e, dos históricos, o mês de referência; e
viii. Caso haja variação no salário bruto ou líquido do contratado local em razão de aumento salarial, variação de alíquota previdencial ou outro motivo, essa informação deverá constar do mês da mudança, com indicação do número da troca telegráfica referente ao tema, devendo o posto sempre manter o sistema SCL atualizado, de forma a que os recursos recebidos mantenham conformidade com aqueles a serem gastos.” (NR)
Art. 3º O Capítulo 14 do Guia de Administração dos Postos passa a vigorar com a seguinte redação:
“CAPÍTULO 14 – PRESTAÇÃO DE CONTAS
14.1. Aspectos gerais
14.1.1. A prestação de contas é o processo pelo qual gestores públicos comprovam a devida aplicação de recursos sob sua responsabilidade.
14.1.1.1. Os postos não interligados ao SIAFI estão obrigados a encaminhar ao Escritório Financeiro em Nova York (EFNY) as prestações de contas de todos os créditos recebidos a cada exercício.
14.1.1.2. A prestação de contas dos postos siafizados ocorre de forma automática, diretamente no SIAFI, mesmo para aqueles que contem com a operação assistida remota do EFNY.
14.1.2. O crédito de uma autorização de despesa, processado pelo EFNY, em favor de um posto, gera um lançamento contábil que registra a responsabilidade e cria a obrigatoriedade para o chefe do posto, ou para o detentor de delegação de competência, de prestar contas dos atos de gestão financeira desse crédito, recebido sob a forma de adiantamento.
14.1.3. A prestação de contas deve seguir o rito determinado no item 14.5 deste Guia.
14.1.4. A aprovação formal dos lançamentos contábeis constantes da prestação de contas pelo EFNY é a primeira etapa a ser cumprida para que seja dada a baixa na responsabilidade do chefe do posto, ou do detentor de delegação de competência, pelos recursos recebidos.
14.1.4.1. O processo de aprovação somente termina com a aprovação, pelo TCU, da prestação de contas anual do EFNY (ver item 1.1.6).
14.2.1. As prestações de contas de saldos ainda pendentes de aprovação pelo EFNY devem ser assinadas pelo chefe do posto ou pelo detentor da delegação de competência em exercício, ainda que estas contenham despesas anteriores à sua assunção ao posto.
14.2.1.1. A responsabilidade pela escrituração contábil de versões originais ou retificadas de prestações de contas de eventuais despesas anteriores à assunção da chefia no posto cabe, exclusivamente, ao titular em exercício ou a quem detenha a delegação de competência, sendo vedada a remessa de processos a ex-titulares, para assinatura.
14.2.1.2. A assinatura da prestação de contas pelo titular do posto em exercício não acarreta responsabilidade pelo fato gerador da despesa executada, que recai somente ao ordenador da despesa à época de sua realização e a quem visou o respectivo documento comprobatório do crédito ou despesa realizada, nos termos do item 1.1.12.
14.2.2. A prestação de contas deve observar a seguinte periodicidade:
i. Dotações regulares, como aquelas indicadas no item 14.5.2.1:
a) Prestação semestral ou anual, a critério do posto, remetida ao EFNY até 15 dias após o encerramento do semestre e/ou do exercício, nunca podendo ultrapassar a data de 15 de janeiro do exercício seguinte ao do recebimento dos créditos orçamentários.
ii. Recursos das dotações CAP, VP, EAN e recursos de autorizações de despesa específicas com instrução específica da SERE e com código interno distinto das dotações regulares:
a) Prestação por autorização de despesa, ou agrupada por dotação, remetida ao EFNY até 15 dias após a conclusão do processo de pagamento, cujo saldo remanescente, se houver, deve ser recolhido ao EFNY na forma do item 16.4 e informado por telegrama conforme o modelo do item 16.4.7. iii. Por motivo de remoção do chefe do posto:
a) Prestação de contas do período entre o início do exercício e a data de partida definitiva do titular, remetida ao EFNY até 15 dias após sua partida, nos termos do item 1.4.
b) Prestação de contas subsequente engloba apenas o período entre a partida do chefe do posto e o encerramento do semestre ou do exercício.
c) No caso de encarregatura de negócios inferior a 90 dias, as despesas deverão estar registradas nas prestações de contas do titular do posto, devendo-se evitar a elaboração de prestação de contas específica para o período, observado o item 14.2.1.1.
iv. Recursos inscritos em REA:
a) Prestação de contas do conjunto das dotações com saldo inscrito em REA, remetida ao EFNY até 31 de março do exercício subsequente, ou até 15 dias após o prazo excepcionalmente autorizado pela SERE em caso de prorrogação, que não ultrapassa a data limite de 31 de outubro.
14.2.3. Em caso de autorizações de despesa integralmente recolhidas que tenham sido objeto de troca cambial, entre a conversão e reconversão de recursos duas hipóteses se apresentam:
i. Desvalorização da moeda local: o posto apura menos dólares norteamericanos do que recebeu, tendo realizado, portanto, despesa, automaticamente contabilizada como “perda cambial”; e
ii. Valorização da moeda local: o posto apura mais dólares norte-americanos do que recebeu, tendo realizado, em consequência, recolhimento superior ao valor autorizado.
Por se tratar de “ganho cambial”, a diferença é recolhida pelo EFNY ao Tesouro Nacional, a título de “receitas diversas”.
14.2.3.1. Em ambos os casos, faz-se necessária a prestação de contas, com o registro do recolhimento e o encaminhamento dos respectivos borderôs de câmbio (conversão e reconversão).
14.2.3.2. O telegrama de informação do recolhimento deve assinalar a ocorrência da variação cambial de perda (no caso “a”) ou de receita (no caso “b”).
14.3. Análise e processamento da prestação de contas
14.3.1. Compete ao EFNY a análise das prestações de contas dos recursos creditados aos postos, nos termos do inciso III do artigo 3º do Decreto nº 11.654/23 e do inciso VII do artigo 6º da portaria MRE de 10 de janeiro de 2013 (anexo 34).
14.3.2. A análise do EFNY consiste na verificação da conformidade formal e contábil dos documentos de que trata o item 14.5.
14.3.3. No processo de análise da prestação de contas, o EFNY pode requisitar ao posto esclarecimentos, envio de documentação complementar ou ajustes na documentação enviada.
i. A requisição é feita por meio de telegrama, retransmitido ao posto sob análise, sem prejuízo de solicitações por outras vias, como GED ou correio eletrônico institucional, a critério do EFNY;
ii. As requisições formuladas pelo EFNY, por telegrama, GED ou correio eletrônico, no processamento das prestações de contas devem ser acatadas pelos postos como se originadas na SERE, e atendidas em até 15 dias;
iii. Nos casos em que for solicitado por telegrama, o posto deverá encaminhar resposta também por telegrama, com retransmissão para o EFNY, com os esclarecimentos cabíveis; e
iv. Eventual documentação solicitada deverá ser remetida pelo posto ao EFNY somente por meio da GED (e-Docs) pela qual foi remetida a prestação de contas original.
14.3.4. O EFNY informa a SERE, por telegrama distribuído à COF/UGC/CISET, com retransmissão ao posto, do resultado da análise da prestação de contas.
14.3.5. O resultado da análise pode se enquadrar nas seguintes situações:
i. Aprovada pelo chefe do EFNY, se considerada regular: o telegrama de aprovação será apenso à prestação de contas recebida pelo EFNY e ficará à disposição dos controles interno e externo para verificação da legalidade da gestão dos recursos;
ii. Aprovada com ressalvas pelo chefe do EFNY, se contiver incorreções ou impropriedades de pequena importância: sem prejuízo da baixa da obrigação devedora, o EFNY, à luz das disposições deste Guia e de demais normas e instruções aplicáveis (por exemplo, portarias, instruções normativas ou circulares telegráficas), detalhará as incorreções ou impropriedades detectadas ao posto, que deverá atender o disposto no item 14.3.7;
iii. Declarada com impropriedades, equívocos e incorreções de maior importância: o EFNY, à luz das disposições deste Guia e de demais normas e instruções aplicáveis (por exemplo, portarias, instruções normativas ou circulares telegráficas), detalhará as incorreções ou impropriedades detectadas ao posto, que deverá elaborar versão revisada do processo, para nova análise do Escritório;
iv. Nas hipóteses dos incisos i. e ii., o EFNY informa o número de referência das autorizações de despesa aprovadas, e de eventual saldo devedor, por meio de telegrama à SERE, com distribuição COF/UGC/CISET e retransmissão ao posto; e
v. Na hipótese do inciso iii., o EFNY informa o número de referência das autorizações de despesa com impropriedades, equívocos e incorreções de maior importância por meio de telegrama à SERE, com distribuição COF/UGC/CISET e retransmissão ao posto, para que este encaminhe, no prazo estabelecido no item 14.3.3.ii, os esclarecimentos cabíveis, documentação suplementar ou versão revisada dos processos.
14.3.6. Aprovadas as prestações de contas de todos os adiantamentos recebidos (autorizações de despesas) pelo posto no exercício, o EFNY expedirá telegrama de quitação anual, com retransmissão ao posto.
14.3.7. O posto deverá observar todas as ressalvas exaradas pelo EFNY por meio de telegrama, e, no caso da elaboração de prestações de contas futuras, deverá levar em conta as orientações contidas nos telegramas de aprovação das contas.
14.3.7.1. Postos que não observem as ressalvas do EFNY e sigam incorrendo nas mesmas impropriedades poderão ter seus processos devolvidos para correção, nos termos do item 14.3.5.iii e 14.3.5.v, ou poderão ter suas contas impugnadas.
14.3.8. Caso uma prestação de contas, ou uma despesa lançada numa prestação de contas, não seja aprovada por irregularidades insanáveis, ausência ou insuficiência de comprovação, a despesa, ou, se for o caso, a prestação de contas, é impugnada, devendo o EFNY enviar telegrama à SERE com distribuição COF/UGC/CISET e retransmissão ao posto dando conhecimento da situação.
14.3.9. O posto deve recolher a importância impugnada no prazo de 30 dias, ou será dado início a instauração de processo de apuração de responsabilidade.
14.4. Mora no dever de prestar contas
14.4.1. A mora no dever de prestar contas ocorre nos seguintes casos:
i. Atraso no envio de prestação de contas;
ii. Ausência de resposta a requisição de esclarecimentos, documentação complementar ou de ajustes pontuais na documentação enviada pelo posto no prazo determinado; e
iii. Ausência do recolhimento de que trata o item 14.3.9.
14.4.2. Em caso de mora por atraso na hipótese do inciso “i.” do item 14.4.1, são observados as regras, procedimentos e prazos a seguir:
i. Após 60 dias da data limite para envio da prestação de contas, o EFNY transmite à SERE telegrama com distribuição COF/UGC pertinente/CISET e retransmissão ao posto, com relação das autorizações de despesa que não foram objeto de envio de prestações de contas; e
ii. Transcorridos 30 dias da comunicação de que trata o item anterior, se o posto não envia a prestação de contas, são observadas as regras do item 14.4.5 e seguintes;
14.4.3. Em caso de mora por atraso na hipótese do inciso “ii.” do item 14.4.1, são observados as regras, procedimentos e prazos a seguir:
i. Após 60 dias da data limite da requisição, o EFNY comunica a SERE, por telegrama com distribuição COF/UGC pertinente/CISET e retransmissão ao posto, sobre a mora no envio de resposta; e
ii. Transcorridos os 30 dias da comunicação de que trata o item anterior, se o posto não envia resposta ou não adota as providências requeridas, a prestação de contas objeto da requisição do EFNY é enquadrada na hipótese do item 14.3.5.iii, com a subsequente obrigatoriedade de se proceder ao recolhimento de que trata o item 14.3.9.
14.4.4. Em caso de mora por atraso na hipótese do inciso “iii” do item 14.4.1 são observadas as regras do item 14.4.5 e seguintes.
14.4.5. Se, ao final do prazo estabelecido nos itens 14.4.2.ii e 14.4.3.ii, o posto não enviar o comprovante do recolhimento da importância impugnada, o EFNY, no exercício das competências previstas no inciso XI do artigo 6º da portaria MRE de 10 de janeiro de 2013, providencia a inscrição do nome do chefe do posto, ou do nome de quem detinha a delegação de competência pela gestão dos recursos à época em que ocorreu(eram) a(s) despesa(s) impugnada(s), em “diversos responsáveis em apuração” no SIAFI.
i. Notificações que tratam da inscrição em “diversos responsáveis em apuração” no SIAFI seguem por telegrama à SERE com distribuição COF/UGC pertinente/COR/CISET/DP e retransmissão ao posto;
ii. Do telegrama devem constar o motivo da impugnação e a estimativa do dano em apuração a ser ressarcido ao erário, na forma de lista que informe o número das autorizações de crédito impugnadas e o valor pendente de baixa de cada uma dessas autorizações;
iii. Se for o caso, o telegrama inclui retransmissão ao posto em que está lotado o responsável pela despesa ou prestação de contas impugnada;
iv. Se o responsável pela despesa ou prestação de contas impugnada houver regressado à SERE, o telegrama é encaminhado pela COF ao interessado;
v. A COF deverá informar ao EFNY, pelo sistema E-docs, no prazo de 30 dias, os CPFs dos responsáveis pelos valores impugnados, discriminando o valor a ser inscrito no SIAFI junto à cada CPF, nos termos do item 14.1.2; e
vi. A SERE deve adotar as providências necessárias para a instauração de Tomada de Contas Especial, quando for o caso.
14.4.6. Na apuração dos valores a serem inscritos em cada CPF em “diversos responsáveis em apuração” no SIAFI, a COF deverá se guiar pelos Termos de Passagem de Direção arquivados no posto.
14.4.6.1. Subsidiariamente, a COF poderá valer-se dos registros de lotação e de afastamentos de servidores constantes da Divisão do Pessoal e de informações constantes da série telegráfica do posto.
14.4.7. A inscrição de valores em “diversos responsáveis em apuração” no SIAFI não impede que o EFNY siga analisando novas prestações de contas de saldos impugnados que venha a receber do posto.
14.4.8. No caso de que novas versões de prestações de contas de saldos impugnados venham a ser aprovadas, o EFNY, como unidade setorial contábil pertinente, poderá efetuar as baixas de responsabilidade na conta “diversos responsáveis em apuração” no SIAFI.
14.4.9. No caso de abertura de Tomada de Contas Especial, não poderá ser efetuada baixa de responsabilidade pelo EFNY, salvo se a Comissão pertinente concluir nesse sentido.
14.4.10. Caso a Tomada de Contas Especial conclua pela inscrição de valores na conta “Diversos Responsáveis Apurados”, esta deverá ser feita pela setorial contábil da COF, que, em sequência, notificará o EFNY dos valores a serem baixados na conta “Diversos Responsáveis em Apuração”, a fim de evitar duplicidade de registros no SIAFI.
14.5. Documentos integrantes da prestação de contas
14.5.1. A prestação de contas é elaborada exclusivamente por meio do programa ADMP, que processa as informações registradas nos formulários de lançamentos contábeis (capítulo 12).
14.5.2. A prestação de contas deverá ser elaborada de acordo com o código interno de cada dotação, não se devendo agrupar duas ou mais dotações ou códigos em um mesmo processo.
14.5.2.1. Somente no caso das Dotações regulares de manutenção, como, por exemplo, 39-SMP, 36-SMP, 30-MC, 40-DTIC, 67-LIM, 39-LIM e 93-AM, e aquelas relativas à folha de pagamentos dos contratados locais, como, por exemplo, 36-CLP, 36-ABC e 36-IGR, os postos, a fim de permitir análise mais precisa e consistente de seus processos, devem elaborar prestação de contas por Dotação, consolidando, numa mesma GRPC, os diferentes códigos fonte (últimos 3 dígitos do código interno) quando forem idênticos os códigos dos elementos de despesa (6 primeiros dígitos do código interno).
14.5.3. Postos que receberem recursos por meio de provisionamento a outro posto (correio diplomático) deverão, a cada dotação, prestar contas, em separado, de autorizações de despesa com origens (postos) distintas, ao invés de agrupá-las em uma única GRPC, uma vez que, para efeitos contábeis, se referem a recursos de postos distintos.
14.5.4. O posto deve elaborar, para cada código interno, prestações de contas de 1º de janeiro a 31 de dezembro do exercício de referência, e, no caso de REA, de 1º de janeiro do exercício subsequente até a data do último lançamento no ADMP, devendo, quanto à periodicidade, observar os termos do item 14.2.2.
14.5.4.1. Caso, nos termos do item 14.2.2, o posto elabore prestação de contas por período inferior ao anual, por adotar o envio de processos semestrais ou em razão de remoção da chefia do posto, a prestação de contas que a suceder deverá ter início no dia imediatamente seguinte à do término da prestação de contas que a antecede, a fim de evitar supressão de registros ou registros em duplicidade.
14.5.5. A prestação de contas remetida pelo posto ao EFNY é composta dos seguintes documentos, que devem ser apresentados necessariamente nessa ordem:
i. Guia de Remessa de Prestação de Contas – GRPC (Anexo 20 – Guia de Remessa de Prestação de Contas);
ii. Demonstrativo de Recursos Recebidos e Aplicados – DRRA, que é o resumo do comportamento da dotação durante um período contábil (Anexo 21 – Demonstrativo de Recursos Recebidos e Aplicados);
iii. Fichas contábeis, nas moedas em que o Posto opera, que listam todos os lançamentos contábeis registrados no ADMP no período (Anexo 22 – Relação de Despesas Realizadas);
iv. Cópia de todos os comprovantes de operação de câmbio (borderôs), em ordem cronológica crescente, inclusive aqueles de reconversão de saldo em moeda local, para fins de recolhimento; e
v. Declaração de Reconhecimento de Dívida relativa a exercícios anteriores, no caso de recursos recebidos por EAN, nos termos do item 16.3.4.
14.6. Guia de Remessa de Prestação de Contas – GRPC
14.6.1. A GRPC recebe numeração anual contínua, que se estende, inclusive, para as GRPCs relativas a recursos inscritos em REA (item 16.2).
14.6.2. No caso de recursos recebidos em EAN (Despesas de Exercícios Anteriores) para custear despesas de exercícios passados, a numeração da prestação de contas deverá ser a do exercício de recebimento dos recursos, e não do exercício a que a despesa se refere.
14.6.3. Prestações de contas que devem ser reenviadas, com correções de impropriedades apontadas pelo EFNY ou identificadas a posteriori, inclusive pelo próprio posto, devem manter a mesma numeração da versão original.
14.6.3.1. Caso uma prestação de contas tenha que ser refeita e dividida em duas ou mais GRPCs, uma delas conservará a numeração original, e as demais receberão numeração diversa, nos termos do item 14.6.1.
14.7. Demonstrativo de Recursos Recebidos e Aplicados – DRRA
14.7.1. O posto deverá registrar os valores no DRRA das prestações de contas em dólares, limitando o lançamento de valores em moeda local aos campos apropriados.
14.7.2. Para quantificação em dólares norte-americanos dos saldos em moeda local retidos no posto das prestações de contas (campo “E” do DRRA), deve ser informada a taxa de câmbio da última conversão realizada na prestação de contas de referência, por dotação.
14.7.2.1. A conversão de que trata o item 14.7.2 deve ser de dólares para moeda local, e não a reconversão de moeda local para dólares.
14.7.3. Ao registrar o saldo transferido do período anterior (item “A” do DRRA), seja no caso da prestação de contas do segundo semestre ou de REA, deverá ser conservada a mesma taxa de câmbio aplicada ao saldo em moeda local do encerramento da prestação de contas anterior (item “E”, do DRRA), de forma a não gerar inconsistências contábeis.
14.7.4. Em nenhuma hipótese a prestação de contas poderá terminar com sinal negativo.
14.8. Fichas contábeis
14.8.1. O posto deverá apresentar as fichas contábeis em dólar e em moeda local, organizadas nesta ordem.
14.8.1.2. Caso o posto opere com três moedas, deverá apresentar, na mesma GRPC, três fichas contábeis, uma para cada moeda, demonstrando as operações de câmbio entre elas.
14.8.2. Deverá ser observada, em cada ficha contábil, a sequência dos lançamentos, de forma que o registro da receita (coluna débito) preceda o da despesa (coluna crédito).
14.8.3. O posto deverá registrar as despesas, associando-as às autorizações de despesa em ordem cronológica crescente em que aparecem no campo “B” do DRRA, de forma a esgotar o saldo de cada autorização de despesa recebida, antes de utilizar o saldo da autorização de despesa seguinte, na ordem em que foram recebidas pelo posto.
14.8.3.1. No caso de prestações de contas do segundo semestre ou de REA, caso esta inicie o campo “A” com saldo importado, o posto deverá registrar as despesas em ordem cronológica crescente da GRPC anterior, antes de registrar as despesas a autorizações de despesa da nova GRPC.
14.8.3.2. Caso uma despesa seja de valor superior ao saldo remanescente de uma autorização de despesa, o posto deverá registrar parte da despesa com o referido saldo remanescente, e o restante com créditos da autorização de despesa subsequente.
14.8.3.2.1. Nas fichas contábeis, deverá ser registrado, no histórico de cada um dos lançamentos, o valor total da despesa, indicando-se em quantos lançamentos o valor total está registrado.
14.8.3.2.2. Os lançamentos de tais despesas devem ser agrupados em sequência, devendo o posto evitar o pagamento de uma despesa de maneira fragmentada em mais de uma GRPC.
14.8.3.2.3. Caso não seja possível registrar todos os lançamentos de uma mesma despesa em GRPC única, o posto deverá indicar, no histórico de cada um dos lançamentos, além do valor total da despesa, a GRPC que registra o lançamento do restante do valor.
14.8.4. Em obediência ao princípio da anualidade orçamentária, é vedada a utilização de recursos de orçamentos passados que não tenham sido devidamente inscritos em REA.
14.8.5. Registros de restituição de imposto, ou estornos de qualquer natureza, de créditos recebidos no mesmo exercício deverão observar o procedimento do item 3.6, devendo ser informado no histórico o período e o exercício a que se referem as taxas de restituição de impostos ou as devoluções feitas.
14.8.5.1. É vedada a incorporação de restituição ou estorno de exercícios findos, que devem ser recolhidos ao Tesouro Nacional por intermédio do EFNY, não devendo constar da prestação de contas de exercício subsequente àquele a que se referem (item 3.6.4).
14.8.6. O posto não deve efetuar gastos em reais, salvo de maneira justificada e mediante prévia autorização ou instrução da SERE.
14.8.7. O histórico dos lançamentos de despesa deve conter descrição clara, concisa e completa, que inclua os itens adquiridos ou serviços contratados, evitando-se descrições genéricas.
14.8.7.1. Para despesas específicas, devem ser seguidas todas as orientações contidas no item 12.8.3 e, no caso da Dotação CLP (36-CLP, 36-ABC, 36-IGR), as orientações contidas no item 12.8.3.1.
14.8.8. O registro deve conter a data da realização do serviço, ou, no caso de custeio de faturas periódicas, o período a que se refere, com datas de início e fim.
14.8.9. Não poderá ser registrado o reembolso de despesas privadas, devendo o posto efetuar o pagamento diretamente ao credor, salvo no caso da Dotação AM ou de outros recursos que corram pelo elemento de despesa 93 – Indenizações e Restituições.
14.8.10. São vedadas despesas com multas, juros moratórios e juros bancários.
14.8.11. No caso de reconversão de saldo em moeda local para dólares, deve-se reingressar, na coluna crédito da ficha financeira em dólares, o produto da reconversão, precedido do sinal negativo, por não se tratar de aumento da receita em dólar, e sim de diminuição de despesa nessa moeda.
14.8.11.1. Caso aquela reconversão se destine a recolhimento, deve-se, em seguida, registrá-la na ficha em dólares.
14.9. Operações de câmbio
14.9.1. É obrigatório o registro de borderô de câmbio para todas as operações de troca de moeda realizadas pelo posto, seja de conversão (dólares para moeda local) ou de reconversão (moeda local para dólares).
14.9.2. Devem-se observar as datas registradas para as operações de câmbio na prestação de contas, de modo que correspondam aos borderôs de referência.
14.9.3. Cópia de todos os comprovantes de operação de câmbio registrados na prestação de contas deverão estar apensos ao processo, identificados de maneira clara e organizados por GRPC na mesma ordem cronológica em que foram contabilizados.
14.9.3.1. Borderôs de câmbio que não estejam contabilizados na GRPC de referência não devem ser apensos ao processo.
14.9.4. Caso um mesmo borderô se refira a operação de câmbio de recursos de mais de uma autorização, deve constar, do documento de câmbio, em todas as GRPCs em que figure a troca, tabela que discrimine integralmente os seus valores individuais e totais em dólares e seus equivalentes em moeda local, além do número de cada autorização de despesa e eventuais taxas bancárias, devendo os valores constantes do documento de câmbio guardar conformidade com os valores totais da referida tabela de discriminação.
14.9.4.1. O mesmo procedimento deve ser observado nas operações de reconversão de saldos, em moeda local, nos termos dos itens 11.14 e 11.15.
14.9.5. Excepcionalmente, no caso de postos em países cujo banco local não forneça comprovante de operação de câmbio, devem ser remetidos:
i. Memória de cálculo elaborada pelo posto;
ii. Cópia dos extratos bancários, em dólar e em moeda local, de que consta a movimentação referente à operação de câmbio; e
iii. Cópia da fonte consultada para obtenção da taxa de câmbio praticada na operação, se for o caso.
14.9.6. O EFNY e a CISET podem requerer, a qualquer tempo, nos termos do inciso VIII, do artigo 6º, da portaria MRE de 10 de janeiro de 2013 (anexo 34), cópia de toda e qualquer documentação complementar que considere como necessária à análise de uma prestação de contas, como, por exemplo, comprovantes de despesas, formulário de conciliação bancária e extratos bancários, devendo-se observar o prazo do item 14.3.3.ii para envio da documentação e os prazos dos itens 14.4.2 e seguintes em caso de mora.
14.9.7. Não são remetidos ao EFNY os comprovantes originais de despesa, que devem ficar arquivados no posto, pelos prazos definidos neste guia (itens 17.14 e 17.15), permanecendo à disposição dos controles interno e externo.
14.10. Câmbio por compensação
14.10.1. As repartições situadas em países que não permitem ou dificultam a reconversão de valores de moeda local para dólares devem solicitar autorização da SERE para compensá-los contra suas dotações.
14.10.2. A solicitação deve ser feita, de maneira justificada, por telegrama distribuído à COF, com retransmissão para o Escritório Financeiro.
14.10.3. Para a reconversão de valores de moeda local para dólares, duas situações se apresentam:
i. Reconversão por compensação de valores da Renda Consular e da Renda Cultural, recebidos em moeda local, para recolhimento: trata-se de receita, e, portanto, não estão vinculados a créditos orçamentários recebidos pelo posto; e
ii. Reconversão por compensação de saldos orçamentários em moeda local para fins de recolhimento: trata-se de valores que estão vinculados a créditos orçamentários recebidos pelo posto.
14.10.4. Para cada caso deve ser adotado procedimento distinto (itens 14.11 e 14.12).
14.11. Reconversão por compensação de valores da Renda Consular e da Renda Cultural
14.11.1. O Posto deverá enviar minimemo à subunidade “Renda Consular – COF”, solicitando autorização para efetuar a operação de reconversão por compensação de valores da Renda Consular e da Renda Cultural.
14.11.2. O minimemo deverá ser enviado à subunidade “Renda Consular – COF”, tendo como segundo destinatário o EFNY, contendo os seguintes documentos:
i. Demonstrativo Mensal do mês de referência, informando o valor total recebido em moeda local e, para fins de aferição do valor em dólares, a taxa de câmbio do borderô da última troca de recursos de dotação autorizada pela SERE;
ii. Cópia do respectivo borderô em que figure a última taxa de câmbio obtida em troca de recursos de dotação autorizada pela SERE;
iii. Cópia do comprovante de transferência bancária, pelo qual o valor equivalente em dólares àquele aferido em moeda local é remetido ao EFNY; e
iv. Cópia do extrato bancário.
14.11.3. Ao realizar essa transação, o posto passará a ter recursos a maior em moeda local que não estão vinculados a autorizações de despesa e, paralelamente, terá recursos em dólares a menor para honrar suas autorizações de despesa, por estes terem sido objeto de recolhimento ao EFNY.
14.11.4. A fim de restaurar seu equilíbrio contábil, o posto deverá selecionar uma autorização de despesa da dotação SMP-PJ do exercício vigente e dela deduzir o mesmo valor em dólares recolhido ao EFNY a título de renda consular.
14.11.5. Este valor deverá ser registrado na ficha em dólares da prestação de contas como operação de câmbio, utilizando-se da mesma taxa de câmbio de referência usada para a reconversão de recursos para fins de recolhimento.
14.11.6. O resultado dessa operação de câmbio, em moeda local, a ser registrado, deverá ser exatamente aquele recebido em moeda local a título de renda consular, e seu numerário deverá ser apropriado pelo posto como recursos em moeda local objeto da operação de câmbio registrada na GRPC de referência.
14.11.7. Com isso, os recursos recebidos a título de renda consular tornam-se, contabilmente, da dotação SMP-PJ.
14.11.8. Na prestação de contas, para demonstrar o câmbio, o posto deverá indicar, no histórico de lançamentos, o número do minimemo que autorizou a operação e encaminhar cópia do borderô de referência utilizado, indicando a que mês e ano se refere a renda consular.
14.11.9. O mesmo procedimento deverá ser adotado, com os ajustes pertinentes, para o recolhimento por compensação da renda cultural.
14.12. Reconversão por compensação de saldos orçamentários para fins de recolhimento
14.12.1. O valor em moeda local a ser recolhido deverá ser registrado como sendo objeto de operação de câmbio para dólares, tendo, como taxa de referência, aquela do borderô em que figure a última taxa de câmbio obtida em troca de recursos de dotação autorizada pela SERE.
14.12.1.1. O resultado desse valor, em dólares, deverá ser recolhido para o EFNY.
14.12.2. Na prestação de contas, para demonstrar o câmbio, o posto deverá encaminhar cópia do borderô de referência utilizado, com anotação clara de que se trata de borderô de referência para a realização de câmbio por compensação para fins de recolhimento, com tabela que demonstre que o valor recebido em moeda local equivale, ao câmbio de referência, ao valor em dólares recolhido, e indicação de em que GRPC será demonstrado o resultado da compensação de que trata o item 14.12.6.
14.12.3. Ao realizar essa transação, o posto passará a ter recursos a maior em moeda local que não estão vinculados a autorizações de despesa, e, paralelamente, terá recursos em dólares a menor para honrar suas autorizações de despesa, por estes terem sido objeto de recolhimento ao EFNY.
14.12.4. A fim de restaurar seu equilíbrio contábil, o posto deverá selecionar uma autorização de despesa da dotação SMP-PJ do exercício vigente e dela deduzir o mesmo valor em dólares recolhido ao EFNY de que trata o item 14.12.1.1.
14.12.5. Este valor deverá ser registrado na ficha em dólares da prestação de contas como operação de câmbio, utilizando-se da mesma taxa de câmbio de referência usada para a reconversão de recursos para fins de recolhimento.
14.12.6. O resultado, em moeda local, deverá ser exatamente aquele do saldo original em moeda local, e seu numerário deverá ser apropriado pelo posto como recursos em moeda local objeto da operação de câmbio registrada na GRPC de referência.
14.12.6.1. Com isso, os recursos em moeda local que deveriam ser inicialmente recolhidos tornam-se, contabilmente, da dotação SMP-PJ.
14.12.7. Na prestação de contas, para demonstrar o câmbio, o posto deverá encaminhar cópia do mesmo borderô de referência utilizado para a reconversão do saldo, com anotação clara de que se trata de borderô de referência para a realização de câmbio por compensação, com tabela que demonstre que o valor recebido em moeda local equivale, ao câmbio de referência, ao valor em dólares recolhido, e anotação clara que informe em que processo está registrada a reconversão e o recolhimento originais.
14.13. Conciliação bancária
14.13.1. O posto deverá arquivar, de forma impressa, junto com suas prestações de contas, extratos bancários completos do exercício, de todas as suas contas e subcontas.
14.13.2. O posto também deverá arquivar, junto de suas prestações de contas, os relatórios do “livro-caixa”, com o registro de todas as movimentações em espécie do exercício, nos termos do item 3.9.
14.13.3. O posto deverá elaborar, mensalmente, as conciliações bancárias de todas as suas contas e subcontas, nos termos do item 2.5.
14.13.4. Os “Formulários de Conciliação Bancária” integram a documentação contábil do posto e estão sujeitos a eventual verificação pelos controles interno e externo e pelo EFNY.
14.13.5. O EFNY poderá, a qualquer tempo, solicitar cópia dos extratos bancários, dos relatórios de movimentação do “livro-caixa” e dos Formulários de Conciliação Bancária dos postos para subsidiar seu trabalho de prestação de contas e poderá determinar seu encaminhamento para a análise da COF/CISET.
14.13.6. No prazo de até 30 dias após o recebimento do telegrama de quitação anual pelo EFNY (item 14.3.6), o posto deverá expedir telegrama confirmando que sua conciliação bancária do exercício quitado guarda perfeita conformidade com os extratos bancários de referência, não havendo qualquer pendência em termos de valores relativos a exercícios passados.
14.14. Assinaturas
14.14.1. Os documentos que compõem a prestação de contas devem conter as seguintes assinaturas:
i. A GRPC deve ser assinada pelo chefe do posto ou pelo detentor de delegação de competência;
ii. O DRRA e as Fichas Contábeis devem conter duas assinaturas: do chefe do posto ou do detentor de delegação de competência e do responsável pelo setor de contabilidade; e
iii. Cópias dos comprovantes de operação de câmbio ou equivalentes e dos documentos de que trata o item 14.5.5 devem ser visadas pelo chefe do posto ou pelo detentor da delegação de competência e pelo responsável pelo setor de contabilidade.
14.14.2. As assinaturas devem ser seguidas da indicação do nome do signatário e da respectiva função ou cargo (art. 40 do decreto nº 93.872/1986).
14.14.3. Deve assinar a GRPC o mesmo agente, seja o chefe do posto ou o detentor de delegação de competência, que assina as fichas contábeis e a declaração contida no DRRA correspondentes.
14.14.3.1. As assinaturas pelo detentor de delegação de competência não eximem o chefe do posto de sua responsabilidade originária.
14.14.4. Apenas excepcionalmente, mediante prévia justificativa e autorização do EFNY, por telegrama, o DRRA e as fichas financeiras poderão ser assinados:
i. Por contratado local, na qualidade de “responsável pela elaboração”, juntamente com o chefe do posto ou detentor da delegação de competência; ou
ii. Apenas por um servidor nos campos reservados à assinatura do responsável pela elaboração e declaração, que deve ser necessariamente o chefe do posto ou o detentor da delegação de competência.
14.14.5. O chefe do posto deve assinar nova versão de documentos cujo reenvio é necessário em razão de correções de impropriedades apontadas pelo EFNY ou identificadas a posteriori, inclusive pelo próprio posto, nos termos do item 14.2.1.
i. Esta regra aplica-se à prestação de contas tanto do chefe do posto atual quanto do chefe do posto à época em que ocorreu a despesa;
ii. Também se aplica a quem detém a delegação de competência pela gestão dos recursos e demais agentes competentes de que tratam os itens de 14.14.1 a 14.14.5, que assinam os documentos; e
iii. A assinatura dos documentos de que trata o item 14.14.5 não exclui nem limita a regra do item 1.1.12, mantendo-se a responsabilidade dos agentes envolvidos na gestão de recursos à época em que ocorre a despesa.
14.15. Forma de envio
14.15.1. Os documentos que compõem a prestação de contas devem ser digitalizados e remetidos exclusivamente por meio de GED (e-Docs) ao EFNY, observando os seguintes parâmetros:
i. Agrupar o maior número possível de GRPCs em cada GED, evitando o envio de GEDs individuais para cada GRPC;
ii. Nomear os arquivos na forma “nome do posto, ano contábil de referência, tipo de GRPC, dotação”;
iii. Informar, no corpo da GED, em ordem numérica crescente, os arquivos encaminhados”;
iv. Digitalizar cada GRPC em arquivo único, contendo todos os elementos constantes do item 14.5.5 do GAP, na ordem prescrita;
v. Evitar o agrupamento de várias GRPCs em um único arquivo “pdf”, o envio de borderôs por arquivo em separado ou o envio de GRPCs digitalizadas página a página; e
vi. Enviar pela mesma GED que encaminhou a GRPC de referência as versões retificadas das GRPCs, ou a respectiva documentação suplementar solicitada pelo EFNY.
14.15.2. Os documentos somente são considerados recebidos quando digitalizados de forma em que estejam integralmente legíveis.” (NR)
Art. 4º O Capítulo 16 do Guia de Administração dos Postos passa a vigorar com a seguinte redação:
“CAPÍTULO 16 – ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
16.1. Procedimentos para o Encerramento do Exercício 16.1.1 No primeiro dia útil de novembro, o posto deve adotar as medidas iniciais para o encerramento do exercício, ajustando sua administração financeira e utilizando a conciliação bancária para estrito controle dos saldos disponíveis nas diferentes dotações.
16.1.2. Devem ser recolhidos ao EFNY os saldos de dotações que, por qualquer razão, não tenham previsão de serem utilizados até o final do exercício.
16.1.2.1. É indispensável que os recolhimentos sejam recebidos pelo EFNY até o último dia útil de novembro.
16.1.2.2. O correto e tempestivo recolhimento de saldos em tempo hábil permite o reaproveitamento dos recursos pelo MRE e evita sua restituição ao Tesouro Nacional.
16.1.3. Saldos em dólares norte-americanos não comprometidos no Banco do Brasil em Nova York ou no Citibank devem ser transferidos até o último dia útil de novembro para a conta geral do EFNY.
16.1.3.1. A transferência deve ser informada de imediato por telegrama à UGC, com retransmissão para o EFNY (item 16.4.7).
16.1.3.2. Para saldos em moeda local deve-se dar preferência ao “SWIFT” para seu recolhimento à conta geral, após a conversão em dólares norte-americanos.
16.1.3.3 A. conversão prévia dos valores em moeda local para dólares permite que o posto apure o valor efetivo do câmbio aplicado, devendo-se, assim, evitar a transferência direta de recursos em moeda local para a conta em dólares do EFNY.
16.2. Recursos Remanescentes do Exercício Anterior – REA
16.2.1. É o conjunto de saldos de recursos financeiros existente no posto em 31 de dezembro, relativos a compromissos que implicam despesa assumida em um determinado exercício que não pôde ser saldada até aquela data, devido à não apresentação da fatura dos serviços ou à não entrega do material encomendado.
16.2.1.1. Esses saldos ficam indisponíveis a partir de 31 de dezembro.
16.2.1.2. Em observância ao princípio da anualidade do orçamento, as despesas do exercício subsequente não poderão ser custeadas com REA.
16.2.1.3. O posto deverá, assim, abster-se de inscrever em REA valores relativos a parcelas fixas mensais de contratos, a serem pagas ao longo de todo o exercício seguinte, ou a despesas que venham a surgir somente após o término do exercício.
16.2.3. Até o dia 8 de janeiro o posto deve transmitir por telegrama à UGC competente/COF/CISET, com retransmissão ao EFNY, a relação dos REA, discriminados de modo individualizado, por autorização e por credor, de acordo com o seguinte modelo:
i. Dotação;
ii. Autorização;
iii. Código Interno;
iv. Saldo da autorização (em USD);
v. Valor do compromisso (em USD);
vi. Credor (específico); e
vii. Descrição detalhada da despesa.
16.2.4. O pedido de inscrição não deve agrupar autorizações e credores, e sim ser formulado, de modo individualizado, por autorização e credor, sendo que o descritivo da despesa deve ser preciso, estando vedadas descrições genéricas.
16.2.5. Deverá ser inscrito em REA somente o montante que será efetivamente gasto, devendo-se recolher, no exercício de referência, os recursos que não serão utilizados, a fim de que possam ser reaproveitados pelos ordenadores na SERE.
16.2.6. O valor informado para a inscrição em REA deverá ser em dólares norte-americanos, devendo-se, nos casos dos valores em moeda local, empregar como taxa de câmbio aquela da última troca realizada em cada GRPC de que conste a autorização a ser inscrita em REA (campo “E” do DRRA), de modo a não gerar inconsistências contábeis.
16.2.7. No caso de ganho cambial, em que o valor em moeda local, empregada a taxa de câmbio de referência, resulte, em dólares, em valor superior ao valor da autorização de despesa original, o posto deverá informar, no máximo, o valor integral da autorização de despesa.
16.2.8. Os recursos só serão considerados inscritos em REA se o telegrama for expedido com retransmissão para o EFNY, unidade responsável por operacionalizar a inscrição.
16.2.9. Uma vez realizada a inclusão em REA, não são admitidas alterações posteriores, como mudança de credores ou de valores devidos a cada credor.
16.2.10. Caso a UGC não concorde com a inscrição em REA solicitada pelo posto, deve, até o dia 15 de janeiro, comunicar o fato ao EFNY, com retransmissão automática ao solicitante.
16.2.10.1. A ausência de comunicação pela UGC significa anuência à inscrição em REA e autoriza o EFNY a reconhecer a inscrição solicitada pelo posto.
16.2.11. O posto deve prestar contas em separado dos saldos relacionados como REA, indicando seu ano de referência.
16.2.11.1. O prazo máximo de envio das prestações de contas dos REA é 31 de março do exercício seguinte ao de referência.
16.2.11.2. A numeração da GRPC que encaminha a prestação de contas das despesas com REA segue a sequência do ano a que se referem os recursos remanescentes.
16.2.11.3. O posto pode solicitar prorrogação, em caráter excepcional, do prazo para aplicação e prestação de contas desses recursos, por telegrama distribuído à UGC competente/COF/CISET e com retransmissão automática para o EFNY, com as necessárias justificativas.
16.2.11.4. A UGC examina a solicitação e, se de acordo com as razões apresentadas, concede a prorrogação, mediante despacho telegráfico ao posto, com retransmissão automática para o EFNY.
16.2.11.5. A prorrogação do prazo de envio das prestações de contas de recursos inscritos em REA não pode ultrapassar a data de 31 de outubro.
16.2.11.5.1. Após essa data, o pagamento que for reclamado pode vir a ser atendido com recursos do elemento de despesa correspondente da dotação “Exercícios Anteriores”, mediante solicitação à SERE (item 16.3).
16.2.12. As instruções dos itens anteriores em nada alteram as normas que regem as prestações de contas, consolidadas no capítulo 14.
16.2.13. O posto está obrigado a remeter ao EFNY, até o dia 15 de janeiro, todas as prestações de contas relativas ao segundo semestre do exercício anterior.
16.3. Exercícios Anteriores – EAN
16.3.1. Podem ser pagas à conta da dotação EAN:
i. Despesas de quaisquer exercícios encerrados para as quais havia previsão orçamentária e recursos para seu pagamento, mas que não puderam ser liquidadas no momento próprio; e
ii. Despesas do exercício anterior inscritas em REA cuja prescrição foi interrompida (item 16.2).
16.3.2. O telegrama de solicitação de recursos em EAN deve ser distribuído à UGC competente/COF/CISET, com retransmissão automática para o EFNY, contendo identificação do credor, natureza e valor do compromisso (em dólares e em moeda local), bem como justificativa para a tardia realização da despesa.
16.3.3. O posto deve anexar ao processo de prestação de contas da dotação EAN declaração de reconhecimento de dívida, relativa a “exercícios anteriores” (anexo 23).
16.4. Recolhimentos
16.4.1. Os recolhimentos ao EFNY de recursos recebidos pelo posto têm dois tipos de processamento:
16.4.1.1. Recolhimento ao orçamento vigente: i. Efetuado dentro do mesmo exercício em que foram concedidos os recursos, podendo as quantias serem reaproveitadas para novas autorizações de despesa.
16.4.1.2. Recolhimento ao Tesouro Nacional:
i. Recebido pelo EFNY após o encerramento do exercício em que foi concedido, bem como os valores relativos a juros bancários, à venda de bens da União e quaisquer outras receitas extraordinárias não provenientes da União.
16.4.2. O posto deve proceder aos seus recolhimentos por uma das seguintes maneiras:
i. Por transferência em caráter urgente do montante a ser recolhido para a conta geral do EFNY (item 16.4.9), sempre que possível e estando o saldo a restituir na conta do posto na agência do Banco do Brasil em Nova York ou no Citibank;
ii. Por transferência bancária (SWIFT), após sua reconversão em dólares norte-americanos, para a conta MRE-conta geral nº 880000197, do EFNY, até o último dia útil de novembro, em se tratando de saldos em moeda local;
a) Eventuais despesas bancárias são deduzidas, se há saldo suficiente, da própria autorização ou dotação que gerou o recolhimento, ou, caso contrário, da dotação SMP, devendo esse pagamento ser registrado na dotação em que ocorrer.
iii. Por recolhimento do posto, diretamente ao EFNY, no caso de restituição de garantia de aluguel de imóvel coberto pela dotação LIM e AM ou de eventual restituição a ser feita por servidor a título de reposição ou restituição de qualquer natureza;
a) Nestes casos, o servidor deverá efetuar transferência de sua conta pessoal para a conta do posto, arcando com todos os custos bancários envolvidos na transação.
b) Excepcionalmente, mediante autorização prévia do EFNY, os recursos poderão ser transferidos diretamente da conta do servidor do servidor para a conta do EFNY.
iv. Em se tratando de saldos em moeda local de valor inferior às despesas bancárias envolvidas na conversão para dólares norte-americanos, o posto deve aguardar o recolhimento de saldos subsequentes para a efetivação do recolhimento conjunto, no mais tardar até o último dia útil de novembro.
a) Na comunicação, devem ser discriminadas as parcelas correspondentes aos saldos de cada autorização.
b) Caso o posto não tenha recolhimento posterior a fazer, deve, então, recolher o referido saldo, independentemente do custo da operação bancária.
c) No caso de troca cambial cujo registro no ADMP, em função do valor registrado nas casas decimais, resulte em saldo de 1 centavo de dólar, o valor poderá ser registrado como despesa nas fichas contáveis, descrevendo-se, no histórico, tratar-se de “saldo desprezível inconversível”.
16.4.3. O posto deve recolher ao EFNY, em dólares norte-americanos:
i. O saldo não utilizado de autorização de recursos das dotações CAP e VP ou de outras autorizações para despesas específicas, conforme instrução da SERE, até 15 dias após a conclusão do processo de pagamento;
ii. Os saldos disponíveis em todas as dotações, que não serão objeto de inscrição em REA, ao fim de cada exercício, sem prejuízo dos procedimentos previstos para o encerramento do exercício;
iii. A diferença positiva entre os saldos existentes no primeiro dia de novembro e os compromissos que devem ser liquidados até o último dia útil de dezembro;
iv. Os saldos excepcionalmente em poder do posto no penúltimo dia útil de dezembro, se não correspondem a compromissos que justifiquem sua classificação como REA;
v. Os juros creditados à conta do posto por banco local;
vi. O produto da alienação por venda de bens móveis ou imóveis da União que estiverem sob a guarda do posto, imediatamente;
vii. As devoluções ou restituições feitas ao posto após o encerramento do exercício, imediatamente; e
viii. Quaisquer saldos que o posto seja instruído pela SERE a recolher.
16.4.4. Os recolhimentos de juros bancários e do produto da alienação de bens não podem sofrer dedução de qualquer espécie, devendo ser recolhidos na sua integralidade ao Tesouro Nacional, por intermédio do EFNY.
16.4.4.1. Eventuais despesas bancárias incidentes sobre esses recolhimentos devem correr pela dotação SMP regular do posto.
16.4.4.2. Valores de juros bancários ou eventuais receitas extraordinárias sem origem em autorização de despesa deverão ser recolhidas ao EFNY como “receitas extraordinárias não vinculadas a nenhuma autorização de despesa, a serem remetidas ao Tesouro Nacional”.
16.4.5. Todos os recolhimentos são feitos ao EFNY, que necessita de informações precisas para processá-los, de forma a permitir a reutilização de recursos pelas UGCs na SERE ou sua restituição ao Tesouro Nacional.
16.4.6. Todo recolhimento deve ser informado por telegrama distribuído à UGC competente/COF/CISET, com retransmissão automática para o EFNY, contendo, de modo conciso, independentemente da importância, as seguintes informações:
i. Valor recolhido em dólares norte-americanos;
ii. Dotação;
iii. Código interno;
iv. Número das autorizações que correspondem ao saldo recolhido; e v. Forma e motivo do recolhimento.
16.4.7. O telegrama deve ter o formato a seguir:
AEFI
OSTENSIVO
URGENTE
UGC competente/COF/CISET
Administração Financeira. Recolhimento.
DATA DO RECOLHIMENTO:
FORMA DE RECOLHIMENTO:
DISCRIMINAÇÃO Nº DA AUTORIZAÇÃO CÓD.INTERNO VALOR RECOLHIDO
TOTAL USD:
Motivo do recolhimento:
16.4.8. Tratando-se de recolhimento correspondente a várias autorizações, devem ser discriminadas as informações correspondentes a cada uma delas.
16.4.9. Na hipótese do item 16.4.2, inciso i., ao registrar o recolhimento no ADMP, o posto deve usar a opção “Instrução ao BB- NY” no formulário eletrônico de registro e, ao digitar o número do documento bancário, precedê-lo da sigla “F”, “E” ou “OT”, conforme se trate, respectivamente, de fax chaveado, secure e-mail (via internet banking) ou ordem telegráfica.
16.4.10. Na hipótese do item 16.4.2, inciso ii., o posto deve usar a opção “Transferência Bancária” no formulário eletrônico de registro do programa ADMP e, ao digitar o número do documento bancário, precedê-lo da sigla “OP”.” (NR)
Art. 5º Esta portaria entra em vigor quinze dias após a data de sua publicação.
MAURO VIEIRA
Carrinho de compras